Ein leuchtendes Beispiel

Seit der Gründung im Jahr 1912 stellt die TRILUX GmbH & Co. KG wegweisende lichttechnische Produkte her. Das Unternehmen steht für Innovation & Kompetenz. Es leuchtet ein, dass TRILUX auch bei der Vertragsverwaltung auf modernste Technologie vertraut.

Mit CONTRACT verfügt nicht nur der Zentraleinkauf des renommierten Leuchtenherstellers über ein passendes Werkzeug für zeitgemäßes Vertragsmanagement. Rund 1400 Mitarbeiter beschäftigt TRILUX am Hauptsitz in Arnsberg. Durch Tochtergesellschaften und Partner in zahlreichen europäischen Ländern sowie durch Partner in Asien, Nordamerika und im Mittleren Osten ist TRILUX weltweit präsent.

Rolf Konrad ist im Zentraleinkauf bei der TRILUX tätig: „Unmittelbar nach der Entstehung unserer Abteilung beschäftigten wir uns intensiv mit dem Thema Vertragsverwaltung. Wir wollten die Verträge des Unternehmens zentral verwalten, um noch effektiver zu sein und nicht ständig Aktenordner durchsuchen zu müssen.“

Schnelle Produktivität

Nach ausgiebiger Recherche fiel die Wahl des geeigneten Anbieters auf die otris software AG. Dabei war die Bedienerfreundlichkeit von CONTRACT und das gute Preis-Leistungsverhältnis ein Pluspunkt, aber auch die räumliche Nähe zu den Dortmunder Softwareexperten spielte eine Rolle. Rolf Konrad: „Wir haben vor Einführung des Systems ausgehend von unserer Organisationsstruktur ein entsprechendes Konzept erstellt, um CONTRACT optimal einzusetzen. Diese Struktur konnten wir unkompliziert abbilden und die Anwendung lief dann sehr schnell produktiv.“

Intensive Schulung auf Live-System

Nach nur zwei Tagen für Installation und Schulung ging CONTRACT bei TRILUX in Betrieb, lediglich die Eingabefelder wurden vorab individuell angepasst. „Da wir auch SAP einsetzen, ist ein Feld für die SAP-Lieferantennummer sehr sinnvoll. So können wir in CONTRACT einfach die SAP-Nummer eingeben, und schon haben wir eine eindeutige Zuordnung des Vertrages zum Lieferanten. Somit vermeiden wir eine doppelte Stammdatenpflege.“ Die Schulung der TRILUX-Mitarbeiter erfolgte direkt auf einem Live-System. „Dies war sehr praktisch, da sich unsere Mitarbeiter unmittelbar mit der Anwendung anfreunden konnten“, sagt Rolf Konrad.

Verträge der Fachbereiche Marketing, Finanzen, IT und Fuhrpark

Die unterschiedlichsten Verträge sind seit Juni 2007 bei TRILUX via CONTRACT verfügbar: Leasing-, Miet- und IT-Verträge sowie Kontrakte mit Lieferanten und Beratern. Rolf Konrad: „Momentan sind 280 Verträge bereitgestellt, davon bilden die KFZ-Leasingverträge den Hauptteil. Allerdings sind noch nicht alle Dokumente erfasst, die Unterlagen von weiteren Unternehmensbereichen kommen noch dazu. Derzeit sind die Verträge der Fachabteilungen Einkauf, IT, Finanzen und Marketing sowie des Fuhrparks inklusive aller Fristen, Dokumente und Dateien im System hinterlegt.“

Bisher wurden die Verträge nur von den Mitarbeitern des Zentraleinkaufs nach CONTRACT übertragen, später sollen auch die jeweiligen Fachabteilungen direkt neue Verträge im System anlegen können. „Es war eine Fleißarbeit, die Ordner mit den Dokumenten zu sichten, die relevanten Papiere zu scannen und im System anzulegen. Aber es hat sich gelohnt, denn jetzt haben wir alles in Sekundenschnelle parat“, erläutert Rolf Konrad.

Schneller Zugriff über Browser

Nicht nur die Mitarbeiter im Zentraleinkauf können - je nach Berechtigung - die Dokumente über den normalen Web-Browser einsehen und nach Lieferanten, Vertragsarten oder Kündigungsfristen recherchieren und die Vorgänge bearbeiten. „Dank CONTRACT haben wir die Eckdaten aller Verträge und jedes KFZ-Kennzeichen im Blick“, sagt Rolf Konrad. Spannend wird es vier Wochen vor Vertragsende. Dann versendet das System automatisch eine E-Mail, falls ein Kontrakt ausläuft und verlängert werden muss. Rolf Konrad: „So wird kein Vertrag ohne Prüfung verlängert und wir versäumen keine Frist. CONTRACT gibt uns Planungssicherheit.“

CONTRACT unterstützt Budgetplanung

Durch die übersichtliche Darstellung in CONTRACT sind alle Kosten, die mit den Verträgen verbunden sind, transparent. So verfügt auch das Controlling über ein wirkungsvolles Instrument bei der Budgetplanung. Rolf Konrad: „CONTRACT lässt sich einfach bedienen und ist sehr übersichtlich. Es ist ein gutes Werkzeug und kann - wie unsere Leuchten - den Arbeitsalltag erhellen.“