Konzernweites Vertragsmanagement bei führendem Druckfarbenhersteller

Siegwerk gehört zu den weltweit führenden Druckfarbenherstellern. 4.000 Mitarbeiter in mehr als 30 Landesgesellschaften produzieren und vertreiben Druckfarben für Verpackungen und Publikationen. Das Unternehmen ist traditionsbewusst und dennoch praxisorientiert mit modernsten Technologien. Für das konzernweite Vertragsmanagement setzt Siegwerk auf CONTRACT. Wir sprachen mit der Leiterin der Rechtsabteilung bei Siegwerk, Frau Dr. Gabriela Stukenborg.

Frau Dr. Stukenborg, warum hat Siegwerk ein Vertragsmanagement-System eingeführt?
Es gibt im Prinzip zwei Gründe, die ganz entscheidend waren: Standardisierung der Vertragsverwaltung und Fristenkontrolle. Früher wurden unsere diversen Verträge dezentral verwaltet. Leider ist es dabei hin und wieder vorgekommen, dass Kündigungsfristen versäumt wurden und wir zum Bespiel ein weiteres Jahr an ungünstigere Konditionen gebunden waren.

Ein Warnhinweis zur rechten Zeit?
Könnte man sagen. Auf jeden Fall für uns ein konkreter Anlass, etwas in diesem Bereich zu tun. Außerdem wollten wir als Rechtsabteilung unseren Mitarbeitern mit einem modernen System helfen und mehr Service bieten.

Hatten Sie bezüglich des neuen Systems konkrete Vorstellungen?
Wir wollten kein Ablage- oder Wiedervorlagesystem, das je nach Department anders aussieht, sondern eine einheitliche und benutzerfreundliche Anwendung, die auch von neuen Mitarbeitern schnell erlernt und weltweit genutzt werden kann.

Was war der zweite Grund für die Systemeinführung?
Im Jahr 2005 hat Siegwerk 31 neue Gesellschaften erworben. Da diese Firmen nicht über ein Vertragsmanagement-System verfügten und wir auch noch keine gute eigene Lösung hatten, haben wir unter Compliance-Gesichtspunkten gesagt, wir wollen ein Vertragsmanagement-System einführen, um uns vor stärkeren Risiken abzusichern und einen besseren Gesamtüberblick über unsere Vertragslandschaft zu bekommen.

Welche Verträge bilden Sie mit CONTRACT ab?
Im Prinzip alle, nicht nur die Verträge mit externen Lieferanten oder Kunden aus den Bereichen Einkauf und Sales, sondern auch die Kontrakte aus dem Finanzwesen oder der Logistik. Außerdem auch interne Agreements zwischen unseren Konzerngesellschaften.

Wie viele Verträge sind jetzt im System hinterlegt?
Wir sind im Moment noch in der Phase der Eingabe, rollen das Projekt derzeit in Deutschland aus, im Frühjahr folgen dann alle Tochtergesellschaften. Aktuell haben wir weit über 200 Verträge erfasst, die Anzahl wird sich aber deutlich erhöhen.

Wer gibt die Unterlagen in CONTRACT ein?
Das übernehmen die Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen. Deshalb war es wichtig, dass die Anwendung einfach zu bedienen ist. Nach entsprechender Schulung ging es sehr schnell und unkompliziert, Mitarbeiter mit Schreiberechten konnten nach drei Stunden Schulung das System anwenden. Auch Mitarbeiter, die nicht so versiert im Umgang mit Computern sind, sind absolut angetan.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten häufig mit CONTRACT?
Am Stammsitz in Siegburg sind es rund 40 Mitarbeiter, später werden es weltweit erheblich mehr sein.

War es schwierig, CONTRACT auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen?
Wir haben mehrere Systeme sehr intensiv getestet. Bei otris hatten wir von Anfang an den Eindruck, das CONTRACT sowohl sehr benutzerfreundlich als auch flexibel ist. Letztlich war die Flexibilität ein entscheidender Grund, warum wir uns für otris entschieden haben.

Können sie ein konkretes Beispiel nennen?
Im CONTRACT-System ist unsere spezielle Unternehmensstruktur mit allen operativen Gesellschaften abgebildet. Außerdem wurde die Rechtestruktur besonders angepasst. Das otris-Team war sehr flexibel und setzte unsere individuellen Wünsche schnell, gut und zuverlässig um. Ganz entscheidend war es auch, dass wir unsere Business Unit Struktur mit dem System unterstützen können.

Inwiefern?
Nehmen wir das Beispiel Verpackungsdruckfarben: Viele Mitarbeiter in diesem Bereich sitzen zwar in Siegburg, das Tagesgeschäft läuft aber über unsere Kollegen in Kundennähe, sehr oft auch im Ausland. Da ist ein webbasiertes System extrem von Vorteil; alle Unterlagen sind weltweit schnell verfügbar.

Sprachen auch andere Gründe für otris?
Bei otris gab es immer klare Aussagen. Schon in der ersten Besprechung wurde mir gesagt: das geht und das geht nicht. Das fand ich gut. Ebenfalls war es sehr angenehm, dass ich direkt mit den technischen Experten sprechen konnte, die das Projekt auch umgesetzt haben.

Was ist das Spezielle Ihrer CONTRACT-Anwendung?
Ich glaube, unser System ist einzigartig, weil wir uns sehr auf die Fristenkontrolle konzentriert haben. Wir nutzen keinen Workflow, obwohl dies möglich wäre. Unser Fokus liegt vielmehr auf dem Bereich der Compliance-Regelung bis hin zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Bei Ihnen können Verträge verknüpft werden. Was bedeutet das?
Aus rechtlicher Sicht haben wir es häufig mit Haupt- und Nebenverträgen zu tun. Dies können zum Beispiel ein Liefervertrag oder ein Darlehensvertrag sein, die miteinander verknüpft sind, weil es dieselbe Vertragspartei ist. Wenn der Hauptvertrag gekündigt wird oder ausläuft, kommt es vor, dass der Nebenvertrag vergessen wird, weil er in einer anderen Akte oder in einer anderen Schublade liegt, vielleicht sogar in einem anderen Department.

Das passiert Ihnen mit CONTRACT aber nicht ...
Richtig, denn wir haben in unserem System in der Abrufmaske den Button „Check the Box“, wenn es einen Nebenvertrag gibt. So können wir nichts vergessen.

Neben den individuellen Anpassungen hat Ihr System auch noch einen anderen Namen ...
Ja, wir nennen es SICOM, Siegwerk Contract Management, um dem System auch den eigenen Stempel aufzudrücken. Wir konnten selbst die Oberfläche der Anwendung unserem Corporate-Design anpassen.

Welche Schritte sind künftig geplant?
CONTRACT bzw. SICOM wird jetzt bei unseren 30 operativ tätigen Tochtergesellschaften eingeführt und ist dann auf allen Kontinenten im Einsatz. Es wird ein enormer Vorteil sein, wenn wir weltweit ein einheitliches System nutzen.

Sie sind generell mit CONTRACT zufrieden?
Ich muss ganz ehrlich sagen, ich bin wirklich überzeugt. Auch bei den Mitarbeitern trifft das System auf hohe Akzeptanz.

Vielen Dank für das Gespräch.