Radsport-Spezialist Rose fährt gut mit CONTRACT

Europas größter Versandhändler für Radsport-Artikel ist ein Spezialist für individuelle Fahrräder. Je nach Kundenwunsch werden die Bikes zusammengestellt und verschickt. In Sachen Vertragsverwaltung hat sich Rose von otris ein maßgeschneidertes Paket montieren lassen. Das traditionsbewusste Unternehmen führt mit über 20.000 Top-Markenartikeln eine einzigartige Produktvielfalt.

Ein Rose-Rad ist robust, leistungsfähig und einfach zu bedienen. Diese Eigenschaften sind dem Radsport-Spezialisten auch bei einer Softwarelösung wichtig. Monika Furtmann, bei Rose zuständig für das Vertragsmanagement, beschreibt im Interview die Einsatzmöglichkeiten von CONTRACT.

Frau Furtmann, warum haben Sie ein Vertragsmanagement-System eingeführt?
Unsere Firma ist kontinuierlich gewachsen. Historisch bedingt gab es mehrere Orte, an denen Verträge abgelegt wurden. Und bevor es zu unübersichtlich wurde, haben wir uns um eine passende Software-Lösung gekümmert. Da wir sicherlich weiter expandieren werden, sollte das System auch zukünftige Anforderungen abdecken können.

Welche Verträge sind im System hinterlegt?
Wir verwalten mit CONTRACT im Prinzip alle Verträge, die im Unternehmen anfallen. Dazu zählen beispielsweise Kaufverträge, Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge, Telefonverträge und natürlich auch die Verträge mit unseren Lieferanten.

Welchen Vorteil hat Rose durch den Einsatz eines Vertragsmanagement-Systems?
Wir haben jetzt nicht nur alle Verträge auf einen Blick verfügbar, sondern wir versäumen keine Fristen, da uns CONTRACT automatisch an alle relevanten Termine erinnert. Sämtliche Unterlagen, die zu den Verträgen gehören, sind auf Knopfdruck sofort präsent.

Wie schnell konnten Sie CONTRACT einsetzen?
Sehr schnell, die Installation des Systems verlief völlig unkompliziert. Nach einer kurzen Schulung konnten wir produktiv arbeiten.

Ohne große Vorkenntnisse?
Ja, denn CONTRACT ist so einfach zu bedienen wie Outlook, übersichtlich und leicht verständlich. Das System ist so durchdacht, dass bereits die Standard-Version unsere Anforderungen fast komplett abdeckt. Kleinere Anpassungen können wir aufgrund der flexiblen und leichten Konfigurierbarkeit künftig selbst vornehmen.

Also konnten Sie sich recht schnell wieder dem Tagesgeschäft widmen?
Ja, so soll es doch auch sein. Wir wollten nicht unnötig viel Zeit mit komplizierten Schulungen verbringen, sondern möglichst flott mit dem System arbeiten. Überhaupt ging es vom Kauf bis zur Installation und zum Live-Betrieb sehr schnell. Der komplette Vorgang inklusive Schulung dauerte nur wenige Wochen.

Wie sind Sie auf otris gekommen?
Wir haben intensiv nach einem passenden Anbieter recherchiert. Nachdem wir die kostenlose Testversion ausprobierten, hatten wir direkt einen guten Eindruck, der sich durch die persönliche Beratung noch verstärkt hat. Im Gegensatz zu anderen Anbietern hatten wir bei otris von Beginn an den Eindruck, dass unsere Fragen ernst genommen wurden. Die Beratung war kompetent und kundenfreundlich.

Hat CONTRACT Ihre Arbeit verändert?
Ja, denn wir müssen die nötigen Unterlagen nicht mehr mühsam suchen, das spart viel Zeit, die wir an anderer Stelle sinnvoller und produktiver einsetzen können. Und CONTRACT sorgt für Transparenz und Sicherheit.

Inwiefern?
Das System gibt uns Sicherheit, dass wir keine Fristen versäumen und wir zum Beispiel nicht unnötig einen Vertrag verlängern. Somit sparen wir finanzielle Ressourcen und Risiken werden minimiert.

Sie fahren also gut mit CONTRACT?
Wenn CONTRACT ein Fahrrad wäre, dann wäre es sicherlich ein Modell aus unserem Sortiment. Ein Bike für die anspruchsvolle Tour, belastbar, sicher, aber trotzdem sportlich. Ein Rad, auf das sie sich täglich verlassen können.

Vielen Dank für das Gespräch.