ROUTEX: Alles auf eine Karte

Egal ob Super oder Diesel, das bargeldlose Tanken ist Standard auf Europas Straßen. Und in vielen Fällen ist eine ROUTEX Tankkarte in Spiel, wenn Kraftstoff getankt wird. Mit rund 18.000 Tankstellen in 35 verschiedenen Ländern ist ROUTEX eines der größten europäischen Tankstellennetzwerke. Beim Thema Vertragsmanagement fährt ROUTEX mit CONTRACT.

ROUTEX ist eine Zusammenarbeit von fünf der größten Mineralölgesellschaften Europas. Auf den Tankkarten von Aral, BP, ENI, OMV und STATOIL ist auch das markante ROUTEX-Logo plaziert. Dr. Anton Platt, Chairman der ROUTEX, beschreibt die Einführung von CONTRACT. „Naturgemäß ist unsere Arbeitsweise als Netzwerkallianz sehr ‚virtuell‘. Daher haben wir ein System gesucht, dass uns dabei unterstützt, die wesentlichen Dokumente einfach und übersichtlich zu verwalten und allen Nutzern zugänglich zu machen.“ Dabei geht es bei ROUTEX nicht nur um Verträge, sondern auch um technische Standards und wesentliche Dokumente, die bei den Projekten eine Rolle spielen.

Intuitive Bedienung

Auf der Suche nach einer Lösung für das konzernweite Vertragsmanagement hatte ROUTEX klare Vorstellungen: „So viel war von Anfang an klar: das neue System muss absolut einfach zu erlernen und zu bedienen sein. Denn viele Anwender arbeiten nur gelegentlich mit dem System, daher ist eine intuitive Bedienung ein großer Vorteil“, so Platt weiter. In dem Anforderungsprofil der Tankkartenspezialisten stand die Forderung, dass die internen Workflows bei der Erarbeitung der Dokumente unterstützt werden, ganz oben auf der Liste. Dr. Anton Platt: „Unser Wunsch war es auch, dass die Basisversion von CONTRACT rasch und kostengünstig auf unsere doch recht spezifischen Anforderungen adaptiert werden kann.“

Am Ende der Evaluierung gaben die einfache Bedienung und die Flexibilität von CONTRACT den Ausschlag. „Ein wesentliches Argument für uns war sicher auch der Eindruck, dass wir mit CONTRACT die beste Leistung im Rahmen des verfügbaren Budgets erhalten können. Das unkomplizierte, transparente Lizenzsystem war hier ein wichtiges Argument“, betont Platt.

Schnelle Implementierung

Um den speziellen Anforderungen bei ROUTEX gerecht zu werden, wurde die Basisversion von CONTRACT individuell konfiguriert. „Auf Grund der logischen Struktur von CONTRACT war es rasch möglich, diese Änderungen zu implementieren. Wir konnten bereits in der Prototypenphase die Unterstützung der Workflows mit einer kleinen Usergruppe erfolgreich testen und die zügige Implementierung hat viel zur hohen Akzeptanz von CONTRACT in unserer Organisation beigetragen“, so Platt.

Mittlerweile können alle ROUTEX-Partner problemlos die erforderlichen Dokumente in das System einstellen bzw. abrufen. Die Systemverantwortliche sorgt dafür, dass eine einheitliche Logik gewahrt bleibt. „Bei systemtechnischer Unterstützung sind die Ansprechpartner bei otris immer gut erreichbar und 95 Prozent der Themen können am selben Tag gelöst werden“, so Platt.

Ausgefeiltes Berechtigungssystem

Das ausgefeilte Berechtigungssystem hat die Mitarbeiter bei ROUTEX nach einer kurzen Schulung in die Lage versetzt, selbständig die erforderlichen Feineinstellungen vorzunehmen. Anton Platt: „Wir haben unmittelbar nach der Einführung von CONTRACT mit der Übernahme der Daten aus den bestehenden Systemen begonnen und waren vom ersten Tag an produktiv. Kleine Nachbesserungen, die sich aus der praktischen Arbeit ergeben haben, waren problemlos möglich, ohne das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen.“

Individueller Workflow

Mittlerweile arbeiten im ROUTEX-Netzwerk mehr als 30 Personen aus sechs Firmen mit CONTRACT. „Das Auffinden der benötigten Informationen ist jetzt merklich einfacher und vor allem rascher. Ebenso ist die Abstimmung neuer Dokumente durch den exakt auf unsere Erfordernisse abgestimmten Workflow übersichtlicher und effizienter geworden“, so Platt weiter.

Bereits nach zwei Monaten konnte ROUTEX feststellen, dass die wesentlichen Ziele, die sich die Netzwerkallianz bei der Einführung von CONTRACT gesteckt hat, erreicht worden sind. „Die nächste Herausforderung für uns ist es, CONTRACT zu dem zentralen ‚Sharepoint‘ für gemeinsame Dokumente auszubauen und den Benutzerkreis zu erweitern. Wir sind zuversichtlich, dies dank der klaren Logik von CONTRACT und der intuitiven Bedienung rascher als geplant zu erreichen“, sagt Anton Platt.