Dow Wolff Cellulosics optimiert Vertragsmanagement mit CONTRACT

„Dow Wolff Cellulosics“ ist eine Geschäftseinheit der „Dow Chemical Company Inc.“, des nach der BASF zur Zeit zweitgrößten Chemiekonzerns der Welt. Dow Wolff Cellulosics ging hervor aus den ehemaligen Geschäftsaktivitäten der früheren Wolff Walsrode AG – heute Dow Wolff Cellulosics GmbH – und des Dow-Geschäftsbereiches „Wasserlösliche Polymere“. Im Interview erläutert der Leiter der Rechtsabteilung, Herr Dr. Albrecht Klein, die Einführung und den Einsatz des Vertragsmanagement-Systems CONTRACT.

Herr Dr. Klein, war das Thema Vertragsmanagement neu für Sie?
Nein. Aufgrund der Vielzahl und Komplexität unserer Verträge setzen wir schon seit Jahren auf eine Vertrags- managementlösung. Basis dafür war zunächst eine Lotus Notes-Datenbank. Im Rahmen des Verkaufs unseres Unternehmens an die Dow-Gruppe haben wir sodann Lotus Notes durch Microsoft Outlook ersetzt. In diesem Zusammenhang suchten wir nach einer neuen Anwendung für diesen Bereich.

Welche Kriterien waren Ihnen bei der Auswahl wichtig?
Die neue Anwendung sollte in der Lage sein, alle relevanten Informationen aus der alten Lösung zu übernehmen und sie sollte gut in die neue IT-Umgebung passen. Außerdem war es uns wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist. Wir suchten daher einen Hersteller, der sowohl eine bedienerfreundliche Lösung anbietet und gleichzeitig die Kompetenz mitbringt, die Ablösung der vorhandenen Anwendung mit einem klaren Datenmigrationskonzept umzusetzen.

Und dies hat problemlos geklappt?
Ja. Die vorhandenen Daten konnten mit wenig Aufwand innerhalb weniger Tage komplett in das neue System überführt werden. Im Rahmen der Datenmigration haben wir dies auch als Chance gesehen, unsere Vertragsablage und -struktur neu zu ordnen und somit auch effizienter zu gestalten. Die Datenmigrationsmöglichkeit war aus unserer Sicht ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für CONTRACT.

Wofür wird CONTRACT bei Dow Wolff Cellulosics genutzt?
Wir nutzen CONTRACT, um insbesondere unsere gesamten Verträge zu erfassen und zu verwalten. Zur Zeit sind rund 2000 Verträge in der Datenbank hinterlegt. Diese sind entsprechend ihrem Status, der Vertragsart und den zugehörigen Mandanten klar strukturiert.

Um welche Art von Verträgen und Vertragsinformationen handelt es sich?
Im Prinzip sind es alle Verträge, die wir mit Dritten – wie zum Beispiel typische Dienstleistungs-, Werk-, Rohstoffeinkauf- oder Händlerverträge – unterhalten. Darüber hinaus verwalten wir in CONTRACT auch konzerninterne Vereinbarungen. Besonders hilfreich war es, dass wir mit wenigen Mausklicks die Verträge den Vertragsarten in Form von Feldern zuordnen konnten. Wichtig war uns auch, dass die Verwaltung der Verträge inklusive der kompletten Aktenablage einschließlich Fristenkontrolle ermöglicht wird. Nun sind alle relevanten Informationen und Dokumentationen sowie der entsprechende Schriftverkehr per Knopfdruck schnell und übersichtlich auf einen Blick verfügbar.

Welche Funktionen von CONTRACT schätzen Sie besonders?
Das Ablage- und Wiedervorlagesystem ist im Tagesgeschäft sehr hilfreich; so unterstützt CONTRACT uns sehr gut dabei, die Akten professionell zu führen. Ein großer Vorteil ist es auch, dass alle Termine, Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten im System mit automatischen Erinnerungsfunktionen hinterlegt sind. So haben wir Planungssicherheit durch eine umfassende Fristenkontrolle. Dank CONTRACT versäumen wir keine Termine und sind beispielsweise nicht ungewollt an ungünstige Vertragskonditionen gebunden.

Warum haben Sie sich für otris entschieden?
Wir haben nach einer sehr individuellen Lösung gesucht, die leicht zu bedienen ist und die sich ohne Probleme in unsere IT-Landschaft integrieren lässt. Die ersten Gespräche mit otris verliefen sehr konstruktiv, und unsere Wünsche wurden sehr schnell und ohne Komplikationen umgesetzt. Das gute Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns ebenfalls überzeugt.

Was zeichnet die Zusammenarbeit mit otris aus?
Wir schätzen nicht nur die hohe technologische Kompetenz, sondern auch die Flexibilität des otris-Teams. Die Zusammenarbeit ist unkompliziert und effektiv.